Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档

Posted 2021-06-28 笑虾

Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档

• WPS
• • 1. 先找到功能所有位置
  • 2. 准备用于批量生成的数据
  • 3. 插入数据批量生成文档
  • 4. 批量生成文档
  • 插入Next 域
• Word
• • 第1步，选择文档类型
  • 第2步，选择模板文档
  • 第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。
  • 第4步，手动插入字段
  • 第5步，生成
• 参考资料

WPS

准备一个模板文档、一组数据。通过邮件合并功能，将每行数据填入模板文档指定位置，最终将生成一个文档。

1. 先找到功能所有位置

先打开模板文档，再：引用 》 邮件 》（出现新标签）邮件合并

2. 准备用于批量生成的数据

2.1 先在excel表中准备好以下数据

姓名	职务	性别
张三	官兵	男
李四	镖头	男
王八	镖师	男
麻子	劫匪	男

3. 插入数据批量生成文档

3.1 邮件合并 》打开数据库 》找到上面准备好的excel （如果xlsx数据无法正常打开，可以换成xls试试）
如果数据加载成功，则右边的按钮完为可用：

3.2 插入数据占位符（域）

1. 光标放在指定位置（比如姓名），点击插入合并域，打开插入域窗口。
2. 切换到数据库域，在域列表中可以看到：姓名、职务、性别（与excel表格中的表头一一对应）
3. 选择姓名字段，点击插入。
4. 重复第一步，完成职务、性别的设置 。

3.3 查看效果

1. 点击激活查看合并数据，此时我们可以看到这前插入的占位符已经变成真实数据了。
2. 通过后面的上一条、下一条等导航按钮可以浏览每条数据的效果。

4. 批量生成文档

1. 点击合并到新文档，选全部，也就是上面的4条数据，全都生成在同一个新文档中(多页)，自己选择个目录保存一下就好了。
   
2. 如果希望每条数据单独生成文档，就使用合并到不同新文档设置非常简单，系统也带了帮助视频的链接，就不多废话了。

插入Next 域

上面的方法，因为我们的模板内容，正好一页，所以有4条数据，新文档就有4页。
但有时，我们的模板内容，并不满一页，只有几行，比如工次条我们肯定希望一页中放满N个工资条后，再换下一页。

以工资条为例：
比如我们通过观察判断一页可以放5份，那么模板中就把5个工资条都放好。在插入域时。
第一个使用插入合并域。
后面的三个先插入Next域再插入合并域。
插入完成的域效果如下：

1. «姓名»
2. «Next Record»«姓名»
3. «Next Record»«姓名»
4. «Next Record»«姓名»

Word

打开邮箱合并功能

第1步，选择文档类型

第2步，选择模板文档

第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。

第4步，手动插入字段

第5步，生成

参考资料

WPS：强大的批量制作工具
WPS：常见邮件合并应用技巧