项目管理软件 Project 的应用（中级）

Posted 2021-05-02 Cc的共享笔记

• Project 功能简介

• Project 的操作基础（中级）
  

Project 功能简介

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Microsoft Project （或 MSP）是一个国际上享有盛誉的通用的项目管理工具软件，凝集了许多成熟的项目管理现代理论和方法，可以帮助项目管理者实现时间、资源、成本的计划、控制。

（一）处理多个项目及子项目

• 可以将多个项目存储在相互连接的不同文件里；

• 也能在同一个文件中存储多个项目。

同时处理几百甚至几千个项目，并绘制出甘特图和网络图。

（二）制作报表

• 一定时期内的各种信息：如，某一时期内完成和正在进行的任务，及准备开始的任务。

• 财务报表，显示全面的信息：包括所有任务，整个项目的预算、超支情况，累计预算成本，实际成本及承付款项。

• 成本/进度控制系统准则（c/scsc）报表。

• 对项目的各种或一组资源进行配置的报表。

• 定制的标准报表、交叉报表、变量基准对比表。
  

（三）资源管理

Project 有一份资源清单，列明了各种资源的名称、资源可利用时间的极限、资源标准及过时率、资源的收益方法和文本说明。

• 每种资源都可以配以一个代码和一份成员个人的计划日程表。

• 对每种资源加以约束。如，它可被利用的时间数量。

• 用户可以按百分比为任务配置资源，设定资源配置的优先标准，为同一任务分配各个资源，并保持对每项资源的备注和说明。

• 系统能突出显示并帮助修正不合理配置，调整和修匀资源配置。

• 大部分软件包可以为项目处理数以千计的资源。
  

（四）计划

在 Project 中，用户才能界定需要进行的活动。

用户对每项任务选取一个标题、起始与结束日期、总结评价及预计工期（包括按各种计时标准的乐观、最可能及悲观估计），明确与其他任务的先后顺序关系及负责人。

大部分程序可以创建工作分析结构，协助进行计划工作。

（五）项目监督及跟踪

Project 允许用户确定一个基准计划，并就实际进程及成本与基准计划里的相应部分进行比较。

大部分系统能跟踪许多活动，如，进行中或已完成的任务、相关的费用、所用的时间、起止日期 、实际投入或花费的资金、耗用的资源，及剩余的工期、资源和费用。

关于这些跟踪特征，管理软件包有许多报告格式。

（六）进度安排

Project 能为进度安排工作提供广泛的支持，而且一般是自动化的。

大部分系统能根据任务和资源清单及所有相关信息制作甘特图及网络图，对于这些清单的任何变化，进度安排会自动反映出来。

用户还能：

• 调度重复任务；

• 制定进度并安排任务的优先顺序；

• 进行反向进度安排（从末期到日首期）；

• 确定工作轮班；

• 调度占用时间；

• 调试任务；

• 确定最晚开始或尽早开始时间；

• 明确任务必须开始或必须结束日期（或者是最早、早晚日期）。
  

（七）假设分析

Project 的一个非常实用的特点是进行假设分析，用户可以利用这一特点来探讨各种情形的效果。

在某一项目的一些节点上，用户可以向系统询问：如果拖延一周，会有什么结果？

系统会自动计算出延迟对整个项目的影响，并显示出结果。

这种分析能使项目经理更好地控制有关项目的各种风险。

Project 的基础操作（中级）

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（一）Project 使用步驟

1. 输入项目基本信息；

2. 输入任务名称、任务持续时间、建立任务间的逻辑关系；

3. 检查网络逻辑关系；

4. 输入资源数据、费用数据；

5. 保存进度计划和基础数据；

6. 检查工期和成本目标是否符合要求，不符合则进行调整和优化；

7. 将最优计划设置为基准计划；

8. 打印计划报告(网络图、横道图、资源负荷图)；

9. 开始实施项目，并分别在月底各进行一次跟踪和控制。

（二）甘特图

按条形图的方式表示任务的开始和结束时间，以及依赖关系的方法，横道的长度代表这一任务的工期。

如果将每项任务的基准计划的和实际计划的条形图放到一起，就得到了跟踪甘特图，能够比较计划与实际之间的偏差，更直观地了解项目进度。

（三）关键路径法（CPM）

根据工作分解结构分解后的结果，在任务之间建立起依赖关系，估计每个任务的工期，再根据这些数据进行整个项目工期的计算，同时计算出每个任务的时差，计算时差，找到影响项目工期的任务（关键任务），即 关键路径法。

这种方法可以帮助我们很快地找到影响项目工期的关键因素，采取措施，压缩工期。

（四）如何管理一个项目？

1. 整体规划项目：确定要达到的目标，确定资源，建立资源库。考虑项目所受的限制，确定可用于完成项目的时间，以及项目的里程碑和期限。

2. 制订计划：计划项目开始和结束的时间，确定项目所有的任务及其执行者；任务工作量和时间估计，确定任务相关性，将资源分配到各项任务。

3. 优化管理：优化的目标是对已制订好的项目计划通过不同的手段和方案以实现降低项目成本和缩短项目工期。

4. 项目跟踪：跟踪项目的进程，对实际数据与原计划的值进行比较。找出差异，再进行调整，周而复始地进行计划、执行、比较、调整。

5. 项目结束：项目结束后，将初始计划与项目实际进程进行比较，建立项目文件档案，将项目信息和数据进行存档。

（五）使用心得

• 修改非工作日为正常工作日：右击右侧日期栏 → 【更改工作时间】→ 将需要改为工作时间的日期先定 → 选取右侧【非默认工作时间】；

• 网格线：主菜单 → 格式 → 网格 → 选择要修改的线条（左边为工作表和标题，右侧为甘特图）→ 修改线型和颜色；

• 可能制作分级任务（即下面几项工作的总时间）：利用格式工具将级别上升或下降；

• 更改标题栏字体大小：选中某一列 → 鼠标右键 → 【文本样式】→【要更改的项】→【行列标题】→ 改更字体、字号。

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