来自阿里巴巴的经验，新人快速上手项目管理

Posted 2021-05-02 IPMP俱乐部

分享最新项目管理技术 | 分享一带一路投资经验 | 高级项目经理PM圈子

一、背景

互联网公司除了业务迭代快，大型战役活动也不少，比如阿里巴巴的双11、阿里影业的春节档、优酷的世界杯等等。这些大型战役，不仅考验技术人的代码功底，更考验在超大型项目中团队协作能力、快速应变能力。

本文将从PMO的专业能力+技术人的实践视角，详解大型项目及战役的运作流程，将复杂项目做模块化拆解，教你站在项目全局看技术实践，同时例举团队高效沟通的技巧，希望为当下SOHO的互联网人带来启发。

二、做好大型项目的五个关键

几百人、上千人组成的大型项目/战役有很多挑战，乍一看让人望而却步，但仔细梳理下来好像也没有那么复杂，只需要厘清以下的关键：

拿什么结果 -> 项目的目标

谁是我战友 -> 项目的成员

啥时候吹号 -> 项目的计划

怎么来协同 -> 项目的机制

战后做点啥 -> 复盘和沉淀

思路就是: 明确事->找对人->排计划->定机制->收好尾。不过，从项目特质上来说，信息是渐明渐细的，梳理和澄清是一件持续的工作。

三、问题厘清

有了整体的思路,心里也就有了底气，但也不能眉毛胡子一把抓。不同的阶段重点不同，按照常见的项目阶段来看，可以分为启动期、规划期、执行期、监控期及收尾期。每个阶段需要明确关键目标，锁定核心问题。

启动期：明确方向，确认人员，厘清目标，明确机制，制定里程碑计划；

规划期：明确目标、确认方案，制定执行计划；

执行期：紧盯目标、管控计划、保障落地；

监控期：基于目标、运用机制、核查计划、发掘风险，制定预案，管控变更。理论上从规划期到收尾期都属于监控期，但项目的差异，着力点和力度有不同。常见的互联网项目，执行期监控力度最大，所以一些流程上把执行和监控揉和在一起了；

收尾期；有序收尾、深度复盘、有效沉淀。

这里已经明确了各节点的重点，那如何抓住这些节点值得探讨。作为项目PM或团队管理者，需要把控三点：

驱动管理节点，紧盯目标，这个目标是宏观的目标，包括业务目标、进度目标、人员的目标；

保障沟通通道，保障信息的上传下达，步调一致，协同各团队有效参与；

运用管理机制，包括目标负责制、沟通机制、需求管理机制等；

四、操作流程

1. 驱动管理节点

管理节点一方面要拉齐信息，另一方面要发掘风险和问题，及时做出应对。关键点上核心信息的确认和决策以及同步，当面的会议沟通是非常有效的手段，但保障会议有效是其中的关键。

会议前；做好议题收集和准备，特别是会议的前置输入材料和关键信息提前准备好；

会议中；聚焦议题和发言顺序，控制会议时间，保障会议有效；

会议后；要有结论输出并同步参会人及关联方；

SOHO模式下，IM、音视频及共享屏幕工具尤为重要，尽量选择团队日常使用、通用性好、使用复杂度低的工具并分享使用TIPS。整体会议安排上做好协同，避免过度的会议影响正常工作；

方向对焦会: 基于项目价值、核心1号位及关键同学，通过会议确认并输出：方向、初步策略、里程碑及运行机制；

方案review会: 会议前基于方向对焦会结论，已产出核心方案草案，且在该草案基础上拉通关联团队输出联动业务方案；

需求评审会：基于业务方案和平台能力明确当前业务需求，通过需求评审会确认各负责人及落地计划；

复盘会：基于目标、方案结合当前完成情况进行复盘，重点是可复用能力的沉淀和发现问题的后续跟进。

2. 保障沟通通道

日会：通过项目例会对焦核心信息，同时进行关键工作进度同步、成果验收和快速决策。根据项目所处的阶段和工作的颗粒度，可以调整会议的频率，但不适宜频繁调整节奏和会议室；

日报：围绕核心目标、策略、进展、风险等核心信息有效记录和同步，重要信息需和对接人确认并反馈；

文档库：提升信息管理效率，降低PM和关键人员沟通瓶颈；促使团队自主联动，有效同步和纪录核心信息，持续沉淀关键信息给后续复盘和项目做好沉淀。

3. 建立和运用机制

持续和聚焦目标、策略（方案）、进度（计划）促成高效执行；发掘和同步风险，准备预案消除和降低风险危害。

五、关键点

1. K.O.（启动会）:

目的：启动会能够让各个业务部门的人员清楚知道项目的概况，目标、策略、落地计划，懂得如何配合，确保后续各部门人员配合到位，沟通协调效率高，有利于推动整个项目的推进。

操作：

1）会前准备

明确参会人员：确定他们的时间，并据此确定会议地点。SOHO模式下，选择好协同工具，比如视频会议、视频直播，提前试用告知参会者准备参会设备；

划分讲话内容：为发言者圈定讲话范围和时限，让参会者要求准备发言内容；线上沟通，需要比现场沟通更精炼；

准备相关资料：包括宣传资料、现场摆设、座位分布、相关配套服务等等。

2）会议通知

3）会议议程

a. 由项目负责人介绍项目背景、目标、范围，奠定整个项目的基础；

b. 由各业务负责人介绍产品方案；

c. 由项目经理介绍项目管理机制，包括安全机制、奖惩机制、沟通机制（日会、周会、日报、周报等）、变更管理等；

d. 由项目负责人为各团队负责人颁发委任状或立军令状，并全团队大合影，在SOHO模式下可以选择工作照拼图。

4）会议原则

高层的领导尽量邀请到，这样各负责人可以提高重视度，更积极的组织个参与工作。启动会一定要按时开始、按时结束。这代表着项目管理的基调和规则，有利于形成守时、高效的项目管理风格。

启动会必须要正式，会议的议程和时间可以缩短，但是会议的规格和对参会人员的重视程度一定要达到标准，要让参会人员觉得会议很重要，老大讲话投屏、横幅、座位牌、水等尽量要有保证。

5）会议总结

项目启动会是一种关键信息对焦和拉通形式，所以，需要总结会议的重点内容和后续计划，并把会上领导关键讲话作为项目过程中的指导方针，把团队的合影、军令状、项目的K.O.文件等在会后一并发给大家，推进项目展开。

2. 风险管理

风险在各个项目里长期存在，识别、反馈及处理风险是持续工作。在项目里一方面要建立全员风险管理的意识，鼓励风险的及时识别和上报。

3. 相关方管理

项目经理需要识别项目相关方，分析其对项目的要求或需求，并且管理好这些要求和需求，满足不同的相关方，从而以确保项目的成功。识别和管理相关方是项目中持续要做的工作，且需要明确反对项目的人或组织同样属于相关方。

1）识别相关方:

2）管理相关方：

4. 复盘

目的：基于目标、方案结合当前完成情况进行复盘，沉淀可服用能力，发掘系统缺陷和无效策略，在结束后修复完善漏洞并记录为下一个项目提供支撑和规避；

时机：

不同的项目复盘契机存在差异，但复盘的目标需要明确，一定要杜绝无效的复盘；

1. 时限型项目达到预定时间；例如：3月底完成APP DAU提升XX的目标；

2. 目标型项目达到预定目标；例如：Q3完成APP客诉量下降一半的目标；

3. 项目出现严重问题；

操作：

1）复盘原则：

多目标以目标纬度复盘，确保链条完整性；

子项目复盘在组内进行，保障复盘有效性；

鼓励畅所欲言，警惕自我吹捧、禁止互相攻击。

2）会前准备:

明确需要参与人、时间、地点；划分讲话内容，为发言者圈定讲话范围和时限，让发言者要求准备

准备相关资料，包括前期方案及过程数据。

六、结束语

以上是组织一个项目的简要流程。从阿里文娱PMO团队的经验出发，项目过程中会有很多复杂的问题出现，但发挥项目的团队能力，最终都能顺利解决。此外，还可以寻求专业的项目管理团队作为教练赋能，最终实现：

1. 目标可预测；

2. 资源可调度；

3. 变化可控制；

4. 问题可见和追溯，使得战役有序打响并取得预期的胜利。

在家办公，阿里人如何写周报？

职场人几乎都写过周报。

对周报，每个人的态度天差地别，有人把它作为协同利器推崇万分，也有人把它归为形式主义深恶痛绝。

在家办公以来，不少公司为了帮助大家沟通工作内容，开始实行日报制度。

当周报变成日报，矛盾也更加激化：每天花时间精力写这东西，真的有必要吗？

为什么要写周报？

对管理者来说

周报是最高效的沟通载体

当团队人数较多时，一对一逐个汇报会花费大量时间，团队成员提交周报后统一阅读，显然是最高效的。通过工作周报，管理者能快速了解团队一些关键事情的进展和一些风险,能从整体上把握项目的质量。

有效提升团队信息透明度

当团队每个成员只专注自己手上的项目时，常常会出现「见树木而不见森林」的情况。当团队所有成员可以阅读到其他成员周报，尤其是与自己没有合作关系成员的工作，将帮助团队成员获得更好的「全局感」。

文字是可沉淀的团队无形资产

把团队每个成员的工作「落在纸上」，将成为团队无形资产一直沉淀下来，尤其在团队快速成长过程中，新入职同学能通过阅读过往周报快速了解团队协作模式，帮助磨合落地。

对员工来说

周报是一次很好的沟通机会

工作周报可以让你「名正言顺」地向上级说明你的工作事项有那么多，工作任务有那么重，是争取资源支持和展示自己工作价值的重要机会。

一次自我回顾总结

工作的总结能够让你回顾本周工作在推进的时候是否存在问题：时间管理是否可以提升？沟通办法是否可以改进？制定的计划是不是要调整？

重新对齐目标

还有一点经常被忽略，很多人在做事情的时候，做着做着就把事情本身当做了目标，反而把时间耗费在许多对目标没帮助的事情。所以周报也是一次重新对齐目标的机会：周报里写的事情为什么要做？是不是做了一些不该做的事？

为什么我们讨厌写周报？

周报有这么多好处，但我们为什么这么讨厌写周报呢？

事实上，很多人错把周报当成了「证明自己工作很饱和」的工具，便把所有工作内容事无巨细详细罗列，动辄 3000 字起，还要贴不少数据报表，犹如征文比赛。

当团队中有一个人写了 3000 字周报，只写 800 字的同学就会心慌，赶紧加字加图加感想，往 4000 字凑……

最后，篇篇都是长篇累牍，管理者看着也头疼：需要在一大堆文字里提取有效信息，堪比阅读理解。

周报从日常汇报变成语文考试，员工不爱写，领导也不爱看。那么，如何让日报脱离形式主义，真正服务团队协同？

以下是阿里巴巴语雀团队的周报实操办法：

阿里巴巴语雀团队的周报怎么写？

1、严格控制字数，不写流水账

周报都叫「报」了，首要的功能当然是汇报工作，汇报工作只把重点工作写上即可，无需罗列日常事务。

每周，我们会用语雀话题知识库建立一个周报话题，在内容说明中详细标明：不要记流水账，尽量在800字以内。（对于日报，我们的字数限制是 200 字）

限制字数以后，大家不会再凑字数，而会想办法精炼内容，突出重点，也方便其他人阅览。

2、划重点，标明关键项目进度

撰写者讨厌写作文，阅读者也讨厌做阅读理解。为帮助阅读周报的同事快速了解重点，我们会为工作内容划重点，标明关键项目当前是已完成还是待完成，用「列表」和「标签」简单排版就可以让周报层级错落有致，重点突出。

3、不赘述，不做复制粘贴搬运工

过于详细的项目细节不做赘述，有需要大家了解的前情可以将相关文档或者表格「嵌入」到周报里，保持周报内容精炼。

4、多讨论，写给团队的周报

在语雀团队，周报并不仅仅是「写」和「交」两个动作，更重要的是交完周报之后的讨论。

在周报里，大家会聊一聊本周的所思所想，可能是工作相关，也可能是生活中的一些细节，其他同学对这些话题感兴趣，也会在周报下跟帖，深入讨论。

这时候，团队周报并不只是下属对上级的一对一的单线汇报，更多的会话交织在团队成员当中，不同职责和背景的同学一起探讨各种各样的话题，经常能带来更多碰撞和启发。

5、常回顾，写给自己的周报

周报是写给老板的，也是写给同事的，更是写给自己的。

我们用话题知识库收集周报时，可以自动汇拢整理自己提交的周报内容，常回顾，翻一翻，能看到自己一点一滴的成长。

以上就是阿里巴巴语雀团队的周报实践，也欢迎来语雀与十万阿里人一起沉淀知识。

从不务正业的工程师到 CEO，他做了什么？

曲线救国，每一天都在接近梦想

最初做技术，其实来自我关于机器人的梦想。我们那个年代的孩子，大多数从小都想做个科学家，只不过我一路坚持了下来。从零开始太难了，不过我一直在一步步积淀基础。从一开始做软件开发，工控实施，再到后来的嵌入式开发，硬件设计，直到现在的Web开发、安卓开发等等，所以从物联网从业角度来看，我技术生涯的进阶其实还是比较平滑的。后来就已经不单单是为了做机器人而做机器人了，而是在实现这个梦想的过程中，对技术有了更深的理解，可以说深入到“骨子里”的一种理解。

现在大家都主张技术型公司需要由具备一定技术水准的人来领导，因为如果不懂很多流程和细节，其实是无法真正驾驭整个公司未来发展走向的。做一个机器人需要全方位的技能、海量的知识，我也一直向这个方向努力，比如机器人之“脑”—深度学习技能的研究和了解，比如机器人之“体”—“阿特拉斯”等类人形机器机械结构和运动技能的学习和研究，还有诸如机器人之“感”—各种“视觉”、“听觉”和“视觉”等相关传感器的评测和使用。其实现在市面上已经有了很多各种各样的机器人，像是办公机器人或者家政机器人，但我心目中的“机器人”和当前的这类还是有些区别的，也许是属于未来的那种机器人。

多年以来，我一直在积累美术、心理学、机械学等相关知识，希望自己有能力，尽量从零开始，从最初的创意、整体规划，到硬件PCB绘制、软件开发甚至外壳设计一条龙的去实现一个产品。希望在未来机器人技术发展到一定程度后，在我自身软实力的加持下，在其他各种技术平台和技术产品的支撑下，做出带有自己鲜明特质烙印的机器人。

放慢节奏，匠心出品

中国的传统文化，其实一直是“慢”文化，改革开放几十年，很多人享受了各种“红利”，快速实现了财富自由和成功，便以为“快”才是成功的秘诀，其实那只是一时的幸运而已，并且是一将功成万骨枯式的成功，一个个体的成功或一个企业的成功，建立在很多人和很多公司失败之上的。物联网是一个“慢热型”的产业，记得吴晓波在2019年终演讲中说，“2020 年中国会进入硬核创新的慢时代，我们要相信慢的力量。”是的，互联网相信「快」，天下武功，唯快不破，可是到了物联网，有了硬件实体，不再是简单的依赖流量，而需要依赖产品本身，想快，其实真快不起来。事业、人生，概莫如此。

从业多年来，当前实施的智慧养殖项目是我印象最深的，环境偏远且脏乱，但我们一做就做了四年多，感觉这里面有让人和公司成长的机会。其实真正让一个相对复杂的、智能类的系统落地是不容易的，特别是在低价格、大批量的情况下，长期保证稳定可靠性很难。不仅仅需要个人和公司、甚至行业的努力，是需要整个社会、整个技术和行业生态的共同努力，才能真正去做好。我们一个合作伙伴50多岁了，依然坚持跟现场、做实验，曾因为爬梯子摔坏了腿，后来拄着拐来跟我谈进展。其实就是需要这类行业专家深入一线，不怕苦不怕累，长期坚持，才真正能做成事。

我个人很喜欢中国古典书籍，传统文化给我最大的影响就是相信时间的力量，要用“工匠之心”去做事。除了读书，平时我会挤出时间做一些琐碎的手工活，比如画肖像画、搭复杂的乐高积木，或者DIY各种精致的小房子。这些一做十多天的活计，一是用来磨练心性，二是用来减压，三是也可以提高自己内心深处的一些认知。

回归初心，成为你想成为的样子

现在年轻人的焦虑心态有些被过度放大了，每个人都总想走捷径快速成功，社交媒体的发达，让没有对比就没有伤害成为血淋淋的现实，大家一对比，难免心态失衡。我有时候也很怀疑我这样的坚持和努力是不是对的，是不是很傻的一种人生选择？不过也许受中国传统文化和一些西方典籍的影响，每到这个时候，我总问自己：最喜欢做的是什么？最想过的生活是什么样子？大家经常提要回归“初心”，其实这个初心，就是你最想要的，是你想成为的样子。如果被误导随了大流，我们都免不了“最终我们都活成了我们最讨厌的样子”。每想到这里，我的心就会渐渐平静下来，去做我一直认为对的事情了。

在这里给物联网从业人员支三招：

一招炼气，多关注一些物联网云平台，比如阿里物联网平台，未来做物联网这么繁杂的事，肯定是基于一个平台来做的。两招筑基，多关注一些嵌入式物联网系统，比如Alios Things等等。同理，嵌入式物联网平台，天生就可以上对接物联网云平台，下连接各种传感器，基于一个嵌入式物联网系统学习，可以更快速，更系统的掌握物联网相关知识。三招化神，尝试学习一些AI相关的知识。有一个调查说，没有AI加持的物联网技术，是没有前景的技术。用AI技术去完善各种物联网场景。

对“嵌入式工程师”，还要加上以下两点：最起码的一点，要有耐心。因为硬件开发投入在调试上的时间还是非常多的，需要分析的事也很多，没有耐心很难做得深入。另外就是最好要非常熟练地掌握C/C++，这是一切的基础。

所有伟大都源于一个勇敢的开始

我跟可视化结缘是一个巧合，一开始并没有很笃定要做这个方向。2015年可视化的市场还不繁荣，我在创业公司实习，跟领导层一起参加各种创业大赛路演，当时我做的主要工作就是和领导深度沟通，独立梳理逻辑，并用PPT图表和动画的方式阐述出来，其实并不是太复杂的工作。

PPT体现出的逻辑性与视觉的冲击感，使其很容易成为比赛的亮点。几次竞赛经历中，我们的PPT在深度和广度上都深受评委赞赏，于是公司的领导找我约谈，鼓励我在数据可视化方向深度探索，并说“要记住今天的谈话”。当时我对事业还没有明确的方向，也没有意识到这次谈话对我以后将产生什么影响。现在回顾起来，我更愿意引用凯迪拉克的广告语：“所有伟大都源于一个勇敢的开始”，从那个时候起，我走出了勇敢的第一步。

其实把兴趣变成工作是有风险的。把热爱的事情暴露在残酷的商业竞争环境里，对任何一个人来说都不会是持续的正反馈的选择。当兴趣和利益关联、和理论挂钩，你的成果受众人审视，被团队寄予厚望，你就不再只是享受它。你需要去思考，如何努力建设更高效的流程、架构，运作模式和方法，关心每个项目的健康程度和投入回报比例。

现在一想到可视化，首先占据意识的是利益的博弈、客户的驱动、竞品的压力和公司的期望，不再是单纯为了生产“数据科学的艺术品”。但同时，我的专业知识也在积累，心智更加成熟，还造就了更专业的团队，也是让我欣慰的地方。其实感到挣扎的时刻很多，但我很享受这种博弈的过程；此外也遇到了形形色色的人，被高人指点，被能人套路，种种深刻难忘的经历才成就了今天的我。

艺术鉴赏驱动我的技术创新

艺术在我的生活中有很大比重，不仅因为数据可视化工作本身与艺术密不可分，也因为它可以提升生活的仪式感。我喜欢音乐，摄影，拍视频，也欣赏电影作品、插画、生成艺术（Generative art）。游戏被称作第九艺术，形成了全球最重要的娱乐市场，我也很乐于鉴赏游戏。从技术上来讲，数据可视化在视觉效果方面会复用游戏界一些成熟的引擎和算法，在故事性、代入感等方面也会向优秀的游戏作品学习借鉴。

关于鉴赏游戏的说法，这是对游戏没有深度接触或深度喜爱的人所无法理解的。不仅仅满足于游戏带来的愉悦感，而会去反推游戏的机制和它的实现过程，我对这个过程还蛮兴奋的。比如它如何营造深度沉浸感，让人沉迷其中，甚至忘记自己所处的环境？物理引擎是如何迷人地仿真，并巧妙地节省了性能消耗？某个游戏的制作团队有多大规模？耗费了多少成本？如何优化大规模团队的工作流？每年都会有很多3A级别的游戏诞生，其中不乏一些作品堪称艺术品，当然，想欣赏游戏对阅历和鉴赏能力也有一定要求，每个人的出发点也有所不同。

以专业动人，并心怀感恩

我们有很多大型国企的客户，对接项目的初期，年龄差距确实可能引发一些信任问题。有时候客户会对我们几个90后的专业能力产生疑问，但这种情况只出现在项目前期。我不会感到不安和紧张，因为这是自己的专业领域，一两次大型会议或汇报后，客户就会对我们充分认同。

一些客户对服务可靠性的要求很高，可能希望我全程在现场参与，这必然会导致时间上的矛盾。我解决这个问题的方法很明确，开始培养更多有潜力成为数据可视化行业中某个领域里的一个符号的人才。通过频繁充分的内部沟通，为他们提供很好的知识储备，引导形成自己的风格和专业观点，并且敢于表达自己的观点，对矛盾予以分析和化解。目前，团队的几位主要成员都深得客户信任，都具备在各自领域独当一面的能力。

职场给我很重要的感受之一就是要心怀感恩。第一是要感谢自己的平台，我们需要认清自己的真实能力和平台赋予自己的价值，感谢平台对自己的信任，把十几人的团队托付给我。另外则要感谢对手，对手是最强的压力和驱动力。我会花很多时间研究竞品，跟对手保持良好交流，互通有无。让我真正感到紧迫的，往往也是来自对手的压力，然后加速驱动自己本身的进步。

最后要保持跟外界的交流。深度沉迷容易形成信息孤岛，切忌盲目自信。一定要多关注前瞻的信息动态、友商和竞品的最新成果、行业宏观的发展情况，积极思考、反推、学习，要清晰地认识到自己的差距。

来源：阿里技术

华鼎维赢IPMP认证及培训

华鼎维赢(北京)项目管理咨询有限公司是中国领先的专业项目管理培训机构，同时也是享誉全球的国际项目管理协会IPMA颁发的国际项目经理IPMP认证的唯一中国业务中心,是目前国内唯一兼顾PMP和IPMP业务的专业机构。

“华鼎维赢”负责IPMP在中国央企、国家部委、行业协会等全国性组织中的考点授予和培训基地建设。

华鼎维赢采用专职培训老师，小班授课，充分互动；专属班主任全程定制服务，督促学习，及时查漏补缺；全新商业实战案例分享，聚焦考试重点；海量学习资源包，保障学习效果。 

中国大陆特别条款：为加速中国项目管理国际化进程，基于相关职业资质、专业等项目管理应用，经IPMA许可，持有建造师/监理师证书，以及相关院校的工程硕士(项目管理方向)、工程管理硕士、项目管理硕士均可免笔试，直接参加后续环节的认证。