如何改善企业协作？这3个小tips请收好

Posted 2023-02-16 ZDOO全协同管理平台

任何企业都无法完全摆脱协作难题。哪怕是大型企业，虽然他们可能已经达到了增长的顶峰，但他们庞大的员工队伍、复杂的组织结构和众多的流程仍然会给协作工作带来新的挑战。中小企业，也会在起步或者发展的过程中，遇到在团队队伍、组织结构、业务流程上的协作难题。

随着技术的发展，团队的协作方式也在不断发生变化，传统的协作方式已经很难满足团队的协作需求。那么如何改善企业协作？这3个小tips请收好。

1. 团队共享信息知识

企业经常遇到的一个协作难题是团队之间信息、数据不够透明。一个有效的知识管理解决方案可以帮助企业克服信息共享的的难题，同时还可以提高部门之间的可见性和透明度，也能让员工重视员工在协作中的透明度并清楚了解整个公司发生的事情。

不过，在德勤《2020年全球人力资本趋势调查》中，超过一半的公司表示，孤岛或将信息保存在一个团队或部门内，会限制他们公司有效共享信息的能力。此外，有36%的公司还认为他们缺乏支持知识共享所需的技术。

技术的快速发展确实要求公司采用更多协作的方法来管理信息，不过，公司或者团队需要认识到信息不仅是客户、财务或市场数据，还有知识管理，比如分享员工的知识、专长和经验，这需要定期做分享。如果公司有使用ZDOO，就可以将公司培训的内容复盘直接放入ZDOO系统的文档管理功能中，方便所有员工随时查看，同样即便是新来的员工也能通过文档里的内容快速学习，了解公司过去到现在都做了什么事情，帮助他们尽快熟悉团队。需要留意的是，信息共享，刚开始是需要自上而下的的推动实行，在推动过程中逐渐培养员工自主分享的意识。

2. 团队明确角色和职责

完成一个项目，是需要多个角色来共同完成，项目越复杂，人员就越多。这种情况下就很难跟踪是谁负责哪些任务，如何快速准确地找到需要配合自己的人员，或提出问题寻求帮助。

公司最常见的另一个协作难题是“职责不明确”。如果成员之间不清楚到底是谁来负责执行某项任务，就可能会做出所有权假设，导致整个项目任务中没有人实际负责，确保完成任务。最终结果会错过项目交付的最后期限，或导致产品延迟。

那么如何建立明确的角色和职责？那就是从清晰的组织结构开始。有了清晰的组织结构，可以让员工专注于完成工作，而不是追寻关于向谁寻求预算批准、完成报告或项目状态更新的答案。能让了解每个人在公司中所处的位置以及他们负责的工作。

或者，利用ZDOO中的项目管理，看板可以将任务可视化，任务的执行进度以及项目的负责人、参与项目的人员等信息一目了然，了解每个人的职能，和工作内容，提高工作专注度和效率，也能借此快速找到相关人员，帮助我们解决问题，节省时间。

同样地，如果创建了一个新的跨职能团队来处理公司的一些特殊项目，团队也可以在用项目管理功能来清楚地记录团队成员的角色和他们的职责。通过保持这些信息的可见性和集中性，团队成员可以更轻松地相互问责，同时确保所有必要的任务都有一个分配的团队成员。

3. 能处理团队业务流程的工具

公司规模越大，完成工作就越困难，即便是中小型企业，一个规范有序，科学的流程也是团队高效协作的法宝。在ZDOO的流程管理中，团队可以通过可视化流程、拖拽设计表单等便捷功能，快速搭建企业自己的流程，来提高企业的工作效率、降低成本和控制风险。主要体现在以下三个方面：

1. 提高企业的工作效率。选择最便捷的工作方式进行作业，通过建立标准的工作程序，来提高企业的工作效率。

2. 降低企业运营成本。减少流程中不必要的人力物力消耗，缩短流程的周期，从而降低企业的运营成本。

3. 控制风险。让流程规范化、系统化，将相关流程管理推送给负责人，加强团队之间的协作性，避免流程的每个节点出现互相推诿等现象，降低风险。

如何设计一个符合企业的流程？可以参考这篇文章：

《注意这几点，你的审批流程既能规避风险又足够简洁》

掌握可持续、大规模协作的能力是需要公司为其团队配备能随着他们的需求而发展和变化的工具。长此以往，公司才能摆脱生产力和流程的痛点，加快企业内部协作，提升效率。