.采购管理

Posted 2022-02-16 oldmao_2000

文章目录

• 12.1规划采购管理
• 12.2战略合作管理
• 12.3采购管理过程
• 12.4采购管理技术和工具

12.1规划采购管理

12.2战略合作管理

1、基于组织的经营目标和经营政策展开项目采购相应的运营活动，包括采购战略合作管理、釆购过程管理、采购管理技术和工具等3个方面。
2、企业仅依靠自身无力应对激烈的竞争。因此，必须摈弃“以企业为中心”的传统管理模式，代之以现代战略合作的管理模式。战略合作的管理本质是（供应链管理）。供应链成员企业间应建立战略合作伙伴关系，即供应链中相互独立的上下游企业间基于信任和共同目标，共享资源、共担风险、共同获利的非正式长期协定关系
3、战略合作关系形成于集成化供应链管理环境下，形成于供应链中为了特定的目标和利益的企业之间。
4、在新的竞争环境下，供应链合作关系强调共同努力实现共有的计划和解决共同问题，强调相互之间的信任与合作。这与传统的关系模式有着很大的区别。
5、供应商战略或变关系，包含以下含义：①发展长期的、信赖的合作关系；②这种关系由明确或口头的合约确定，双方共同确认并且在各个层次都有相应的沟通；③双方有着共同的目标，并且为这共同的目标有挑战性的改进计划；④双方相互信任、共担风险、共享信息；⑤共同开发、创造；⑥以严格的尺度来衡量合作表现，不断提高；
6、建立供应商战略合作伙伴关系的意义
（1）可以缩短供应商的供应周期，提高供应灵活性。
（2）可以降低企业采购设备的库存水平，降低管理费用、加快资金周转。
（3）提高采购设备的质量。
（4）可以加强与供应商沟通，改善定单的处理过程，提高设备需求的准确度。
（5）可以共享供应商的技术与革新成果，加快产品开发速度，缩短产品开发周期。
（6）可以与供应商共享管理经验，推动企业整体管理水平的提高。
7、供应商战略合作伙伴关系的枃建流程包括：分析市场竞争环境，合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴关系的标准、评价和选择合作伙伴以及建立和实施合作伙伴关系等。
8、选择合作伙伴的标准应该建立在（总成本最小化、敏捷性强、风险最小化）的原则之上。另外，利润的分配是否合理，文化和管理的兼容性，财务的稳定性，合作伙伴的能力和定位也不容忽视的，这将影响到合作方的长期合作。
9、《战略合作协议》通常由企业的市场部起草，合作协议中必须明确双方责任、权力、义务，及项目收益分配比例及方式；对用于信息系统建设投标项目，合作协议不得迟于投标时间；
对用于非投标项目，合作协议不得迟于合同谈判或签订时间。
合作协议起草后，最终由公司主管领导审批通过签署。
所有合作协议是规范合作方在其所涉及项目的合同签订之前活动。
企业在与最终客户签订合同之后，合作方需根据合作协议签署相应外包合同。
10、供应链合作伙伴关系管理的重点：①考察供应商过去的业绩和商誉②供应商通过第三方认证③建立长期战略合作关系④企业经营理念的转变⑤政府积极参与并创造良好经济环境

12.3采购管理过程

1、包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购等过程
（1）编制采购计划：决定采购什么，何时采购，如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求并且寻找潜在的供应商。
（2）实施采购：从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书。选择供方，审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同。
（3）控制采购：管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。审核并记录供应商的绩效以采取必要的纠正措施，并作为将来选择供应商的参考。管理与合同相关的变更。
（4）结束采购：完成并结算合同：包括解决任何未解决的问题，并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作。
2、采购管理过程步骤：①需求确定与采购计划的制订②供应商的搜寻与分析③定价④拟定并发岀定单⑤定单的跟踪和跟催⑥验货和收货⑦开票和支付货款⑧记录管理
3、在选择供应商时，企业考虑的主要因素有：价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性。
4、供应商选择指标体系设置有三大因素：供应商的产品价格、质量、和服努。
5、供应商评估方法：①供应商走访②招标法③协商法
6、采购供方评价的主要依据是供应商的资质、供货的质量保证能力和产品的价格质量及售后服务能力。
7、采购需求通常包括标的物的配置、性能、数量、服务等，其中配置、性能等技术性内容最为关键。
8、采购需求的类型通常有独立需求与从属需求。
（1）独立需求是某一项的需求是其他项目无关，指那些不确定的、随机性的、企业自身不能控制的需求。
（2）相关需求也叫非独立需求，指某一项的需求是来自其他项目的需求量的派生。
9、采购计划需要达到的目的：
①预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响项目实施。
②避免物料储存过多，积压资金以及占用存储空间。
③配合企业项目生产计划与资金调度。
④使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。
⑤确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。
10、对所购买的产品、成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品、成果或服务的能力。这些细节将随采购物的性质、买方的需要或着预期的合同形式而变化。描述了由卖方提供的产品、服务或者成果。
工作说明书应该清楚描述工作的具体地点、完成的预定期限、具体的可交付成果、付款方式和期限、相关质量技术指标、验收标准等内容。
11、采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。当选择卖方的决定基于价格（例如当购买商业产品或标准产品）时，通常使用标书、投标或报价而不是报价建议书这个术语。
12、“自制/外购”决策决定项目的哪些产品、服务或成果需要外购，哪些自制更为合适。
13、不列入采购询价比价的采购：①指定采购②原厂、代理有相关协议的采购③单个供应商供货合同在定金额以下的采购。
14、在采购谈判中，谈判双方主要就以下几项交易条件进行磋商：①商品的品质条件②商品的价格条件
③商品的数量条件④商品的包装条件⑤交货条件⑥贷款的支付条件⑦货物保险条件⑧商品检验与索赔条件⑨不可抗力条件⑩仲裁。
15、采购合同必备条款包括：①商品名称②质量条款③数量和计量单位④商品的价格⑤交货的期限、地点和方式⑥产品的包装标准和包装物的供应与回收⑦商品的验收方法⑧违约责任⑨结算方式。
16、控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。控制采购过程是买卖双方都需要的。
17、经进货验证确定为不合格的产品，采购应及时处理：①退货②调换③降级改作他用
8、采购档案管理基本要求
①归档的采购资料文件要完整、安全和保密。
②防止采购资料文件调换、涂改、遗失和损坏。
③涉及供应商商业机密的，没有得到采购主管领导许可，不得对外提供。
④采购部门应对采购信息进行管理、控制和利用。
⑤采购部资料保管员按规定保存采购信息资料。
19、采购档案保存期限有永久、长期（30年）和短期（10年）
20、采购货物管理存放环境要求：应保证适宜电子产品存放的温度、湿度、照明电源；独立、可靠、正确的接地；具备防尘、防潮、防盗、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通风的功能。
21、采购入库的条件：
①采购产品验证完毕后，检验合格的产品，《进货检验记录单》作为办理入库的条件之一。
②库房核对采购设备对应项目准确无误，作为办理入库条件之二
③供应商提供的运货单或者到货证明，作为办理入库条件之三
22、完成每一次项目采购，都需要结束采购过程。它是项目收尾或者阶段收尾过程的一部分，它把合同和相关文件归档以备将来参考，因为项目收尾或者阶段收尾过程己核实本阶段或本项目所有工作和项目可交付物是否是可接受的。
23、采购计划的决策会影响进度计划。比如采购计划里某设备的采购到位时间，可能会影响项目的开工日期等。
24、方案邀请书（RFP）是用来征求潜在供应商建议的文件，有人称RFP为请求建议书。
报价邀请书（RFQ）是一种主要依据价格选择供应商时，用于征求潜在供应商报价的文件。
RFI用来征求供应商意见，以使需求明确化。如果需求很明确，则用方案邀请书，征求供应商的建议书。

25、询价过程从潜在的卖方处获取如何满足项目需求的答复，如投标书和建议书。通常在这个过程中由潜在的卖方完成大部分实际工作，项目或买方无需支付直接费用。不仅仅是询问价格。

12.4采购管理技术和工具

1、自制/外购分析应该考虑所有相关的成本，无论是直接成本还是间接成本。要确定合同的类型，以决定买卖双方间如何分担风险口应该既包括直接成本又包括间接成本；
2、投标人会议（也称为发包会、承包商会议、供应商会议、投标前会议或竞标会议）是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购目的（如技术要求和合同要求等）有一个清晰、共同的理解。在投标人会议上，所有潜在供应商都应得到同等对待；
3、加权系统是对定性数据的一种定量评价方法，以减少评定的人为因素对潜在卖方选择的不当影响。
①多数加权系统包括对每项评估标准赋予一个数字权重；
②为潜在卖方评定每项评估标准的得分；
③把得分乘以权重；
④再把所得乘积相加，求出总得分。
4、独立估算：对于许多采购，采购组织可以自行编制独立估算，或者邀请外部专业估算师做岀成本估算，并将此作为标杄，用来与潜在卖方的应答做比较如果两者之间存在明显差异，则可能：
（1）表明采购工作说明书存在缺陷或不明确；
（2）潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书；
（3）市场已经发生了变化；
5、采购谈判：指在合同签署之前，对合同的结构、要求及其他条款加以澄清，以取得一致意见
◆最终的合同措辞应该反映双方达成的全部一致意见。
◆对于复杂的采购，合同谈判可以是一个独立的过程，有自己的输入和输出。
◆项目经理可以不是采购谈判的主谈人
6、采购审计的目的是找出可供本项目其他采购合同或实施组织内其他项目借鉴的成功与失败的经验。