项目文档管理规定都有哪些

Posted 2023-02-20

会博通综合文档管理系统了解一下

绍林科技1988年已开发出第一套文档一体化软件产品会博通，亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年，一直潜心研发综合知识管理系统，不断升级，为打造组织知识生态链而努力，现在已经成为经国家认证双软企业，国家重点支持的高新技术企业。会博通在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。

集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料

文档协同化管理，应用到具体业务中，不再成为“额外工作量”

不限单一地域、单一时间，全面实现移动化应用（多终端、协作、互助）

强大的适应性选件，让文档管理与应用更具效能

文档安全控制，让组织的核心竞争力得以安全地传播与利用

参考技术A 首先要了解文档管理的行业标准。目前ISO认证的企业通用管理规范为软件系统开发提供了通用的管理规定和行业标准，它涉及文档管理的整个生命周期。细分文档的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、追缴、归档、废止与恢复这样几个环节。那么当企业需要按照ISO建立标准的文档管理规范时，将从何入手昵?
对此，首先要将文档分为普通纸质文档和电子文档两类来讨论。通常情况，在一个项目中都会确定专门或兼职的项目文档管理员。对于纸质文档，文档管理员只需要关心如何将其较好地分类归档并保存，而之前的各个环节则要由整个项目组共同把握。
就目前业界项目的开发情况来看，电子文档使用较纸质文档更为方便、灵活、广泛。对于电子文档，我们大可不必头疼如何管理其整个生命周期。VSS(Visual Source Safe)作为一种电子文档管理工具给我们提供了完整的文档管理功能，它覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要求。VSS通过客户端/服务器(C/S)架构收集整个项目组成员的各类文档，通过管理员合理规划管理，将电子文档按目录保存并同时提供给整个项目组的不同成员使用。
除了VSS，目前可共享的电子文档软件还有IBM公司的Lotus® Quickr、HFS（Http File Server）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等。因此对于文档管理，重要的是如何规划并制定出一套适合于自身项目的文档管理规则。 参考技术B

项目文档是项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在的问题以及预期目标的管理依据。

大多数项目的项目成员都来自不同部门、不同岗位。因此，在企业文档管理中常常会出现信息割裂、无据可查的问题，使整个项目的管理变得混乱。

要想进行有效的文档管理，一套标准的文档管理规范与文档管理工具缺一不可。

首先是建立文档管理规范：

项目管理者需要结合行业及项目的实际情况，制定出适合自身的文档管理规范。如明确项目文档的具体分类：

1. 从重要性和质量要求角度：可以分为非正式文档和正式文档

2. 从项目周期角度：可分为开发文档、产品文档、管理文档

之后，我们可以利用工具搭建统一的文档管理平台：

以文档协同和知识库管理工具 ONES Wiki 为例：ONES Wiki 可以帮助项目团队高效编辑、管理文档，沉淀团队经验。

1. 撰写各类文档、展开讨论

2. 高效沉淀周报、会议记录

3. 组织项目文档，管理项目知识

4.构建团队知识库

如此一来，你就可以轻松管理项目文档，帮助团队向知识型组织迈进。