打造灵动办公新体验，金山数字办公助力建筑央企实现办公“效率+安全“双提升

Posted 2022-12-26 ifenxi爱分析

某建筑央企，是我国建筑领域的头部企业的子公司，业务范围涵盖设计施工、工厂生产、前端设计研发、后端运营以及运营维保等。近年来，为应对建筑工业化速度快、质量高、较宜居的要求，该建筑央企积极推进新型建筑工业化进程，致力于实现建筑产业现代化、数字化，打造具有全球竞争力的建筑科技产业集团。
01 业务规模快速增长，传统办公体系亟需升级
得益于数字化转型带来的显著效果，以及在建筑工业化领域的多年累积的独特优势，该建筑央企业务规模迎来了大幅度的增长。伴随着集团规模的进一步扩大，为有效提升各部门间的协同、协作能力，以及更好的保障业务合规性，该建筑央企对企业协同办公系统产生了以下新需求。 图1：该建筑央企集团数字办公问题分析

1.1 横纵协作流程繁琐，信息传递效率低 在横向上，一方面是集团各业务条线独立运作，协同性不高。二是子公司间，经过数年的发展，该建筑央企形成了从前期的设计，中期工厂生产构建，到后期现场建造及质检的标准化全流程项目实施体系，涉及区域子公司、集成建筑公司等多个公司。然而在传统办公体系下，由于缺乏完善的协同工具，易出现如施工需求信息传达不及时，而导致的项目延期风险。 在纵向上，该建筑央企还建立了从项目，到区域子公司，再到总公司的完整汇报流程。然而，在传统协同办公体系下，由于缺乏足够的跨地域协作能力，该建筑央企在进行一些数据信息、参会回执等信息的统计汇总时，整体流程繁琐，信息汇总效率低。 1.2点对点权限申请，文档查询体验差 作为我国建筑领域头部企业，该建筑央企对于内部文档安全性十分重视。因此，为保障文档的安全，该建筑央企设置了文档安全管理机制，但各个区域子公司只能通过企业内网进行文档查询，且每次使用，均需申请文档查询权限。该机制虽在一定程度上杜绝了文档泄露的可能性，但整体耗时较长，降低了员工办公效率和体验。 1.3 资料点状分布，难以发挥集体智慧 该建筑央企深耕于建筑工业领域多年，积累了丰富的项目经验知识，包括制度标准、研发成果、理念经验以及学习资料等。但成果均由各个业务线资料管理、存储分散，没有统一归集和存档，总部虽然有权限远程访问，但经常出现资料无法打开的局面。并且由于缺乏稳定、高共享的知识沉淀工具，内部的资料宝库无法对有需求员工做高效、精准赋能，资源利用率无法有效提升。 1.4 区域办公软件不统一，文件格式难兼容 由于缺乏统一的标准化办公工具体系，该建筑央企内部常存在多种办公软件并用的情况。这也导致了员工间在进行文档传输或交互等协同操作时，由于产品之间不兼容，协同效率低且体验差，不便于企业内部的统一管理。因此，随着业务规模进一步扩大，通过打造“标准化”、“数字化“兼具的高效协同办公体系，提升企业管理的规范性以及合规性，成为该建筑央企的重要需求点。
02 金山数字办公平台，全面赋能该建筑央企办公体系
基于上述核心需求，该建筑央企选择搭建新型的数字化办公体系，以科技赋能内部协同体系的全面升级。同时，该建筑央企积极响应办公数字化发展的需求，经过全面的市场调研、产品选型及POC测试，综合市场占有率、产品性能成熟度等因素最终选定金山数字办公。金山数字办公凭借先进的协同办公理念、极高的产品成熟度和易用性等核心优势，逐步成为该建筑央企打造新型数字化办公体系的深度合作伙伴。 图2：金山数字办公平台功能矩阵 针对该集团协同办公需求，金山办公深入集团内部，通过长时间的业务痛点及需求梳理，结合自身产品禀赋，输出了一套以“协作、存储、安全”为核心，涵盖全套协同办公功能矩阵的整体数字化办公平台解决方案。金山数字办公平台是金山办公整合旗下办公产品套件和底层开放能力，围绕数字化内容创作（DCC）、数字化办公协作（DCO）、数字化内容管理（DCM）,为客户提供的一个开放赋能、安全可控的一体化解决方案。 金山数字办公平台解决方案于2020年开始在该建筑央企进行试点应用，经过一年左右的全面业务跑通验证，2021年正式进行整体推广。 2.1丰富的文档协同工具，补足横纵向协同能力 为有效解决横纵向协同问题，基于金山数字办公平台解决方案所包含的实时协同编辑、文档在线共享以及文档多端同步等核心功能，该建筑央企搭建了完善的协同办公工具体系。 一方面，通过在线文档共享、文档多端同步等能力，使得该建筑央企从设计、工厂、到项目实施的各部门间信息可以实现及时同步，保障了信息传递的时效性，为进一步提升该建筑央企横向跨部门协作效率提供了支撑。 另一方面，凭借文档多人协作编辑、自动统计汇总等多种核心能力，有效缩减了跨地区单位间信息搜集和汇总流程。如在会议回执场景下，从多人邮件单独发送再汇总变成多人在线实时编辑，大幅缩短了协作链路，且各所属单位进展一目了然，显著提升纵向协作效率。 2.2完善的加密保护措施，优化文档安全管理机制
图3：金山数字办公平台文档权限管控方案

通过金山数字办公平台所具备的文档加密存储、权限精准管理等核心功能的重点应用，该建筑央企文档安全管理机制从团队内、企业内、企业外得到了全面优化。 首先，依托于文档加密存储能力，该建筑央企能够对云端所存数据进行双重加密及分层管理，在各区域子公司分属不同团队，有效保障涉密内容的安全性。 其次，基于权限精准管理功能，使得该建筑央企能够按用户进行文档精准授权，无授权员工无法查看，更好的保障企业文档的保密性及安全性。同时，在文件查阅场景下，从权限申请到权限内随时查询，实现“天级”至“秒级”的跨越。 再次，金山数字办公平台还为该建筑央企提供了离职员工一键交接文档与团队，支持离职员工权限快速回收，进一步避免文档资料泄露可能。此外，金山数字办公平台还支持日志、水印等技术，能够实现泄密源头快速追溯，助力该建筑央企打造完善的文档安全管理机制。 2.3领先的云端存储技术，提升知识共享能力 金山数字办公平台为该建筑央企提供了统一的云存储平台，帮助其打造企业级知识库，实现了对企业内部及各区域子公司从合同、前期接洽文件、阶段设计成果到满意度调查等项目资料，以及企业研发、培训等内部文档的全量存储及管理。从而使得集团能够对各所属单位、总公司各业务条线进行统一管理和掌控，有效避免了因人为原因导致资料缺失问题。 同时，结合金山数字办公平台所具备的秒级文档检索能力，使该建筑央企员工可以按需进行内部资料的实时调用查询，全面提升企业级知识共享和利用能力。 例如，在疫情期间的居家办公场景下，通过云端存储的全面应用，使该建筑央企员工在家也能够进行文档资料的实时共享及按需查阅，进一步优化了员工居家办公效率与体验，有效避免了疫情的线下冲击。 2.4灵活高效的兼容性，建立标准化的协同办公体系 在集团打造一体化的协同办公体系，帮助该建筑央企实现对企业内部办公软件和工具的统一管理，进一步为集团提升企业管理的规范性以及合规性提供有效支撑。 通过金山办公数字平台的整体部署，该建筑央企各所属单位、业务条线实现了云端与本地工具、文档格式以及不同业务系统非结构化数据的统一，使得文件格式不兼容、打不开的局面彻底消失。 同时，金山数字办公平台所具备的丰富的标准化API接口及开放的系统对接能力，能够将金山数字办公平台与集团内部原有办公软件及OA系统快速对接集成，实现数据和系统的快速调用。
图4：金山数字办公平台 文档中台

03 整体效果显著，未来合作持续深化
经过近两年的使用，金山数字办公平台已在该建筑央企集团各级单位，数十个业务部门全面推广应用，广受好评。 未来，随着合作进一步加深，金山办公还将在“云网端”方面持续为该建筑央企赋能，通过数字办公平台能力的进一步升级，使其能够实现云端、网络及员工终端的紧密闭环，进一步提升员工办公体验和效率。