聚焦采购全方位风险管理，全面提升工程企业采购效率与效益

Posted 2022-11-25 数商云网络

物资采购在整个工程项目中起着重要作用，直接影响到项目成本控制。从工程实践来看，物质采购开销占整个项目合同总金额的40%-60%。但由于工程项目数量大、采购材料多、环节复杂等特点，物质采购面临诸多风险，成为工程承包企业管理中的薄弱环节。在工程建设实践中，因物质采购问题而遭受巨大损失的情况并不少见。

例如，在上海某个大型工程项目中，业主规定某种材料应由外国供应商生产，中国承包商应以相同的国内产品价格投标。结果，该国政局动荡，出现严重通货膨胀，导致中国承包商的材料采购成本增加40万欧元，造成巨大损失。由此可见，工程项目应严格识别和控制材料采购中的风险因素，以提高企业风险管控体系。

01工程行业采购面临风险分析

对采购风险进行识别，规避和防范采购风险就要首先弄清楚风险会发生在哪里，存在哪些风险因素，在采购之前就要展开风险的识别工作。在采购实际开展过程中，工程企业通常会遇到以下几种风险。

1.1 合同欺诈风险

由于市场环境复杂多变，工程采购中合同欺诈更加突出。合同欺诈主要包括作为虚假合同主体签订合同，以伪造、伪造、无效票据或其他虚假产权证明作为合同担保，在收到买方预付款后逃逸签订短合同，供应商本身是“皮包公司”，以倒卖被骗合同牟利，而不能保证所需的材料。合同签订后，供应商违约或终止合同，不能正常供货将影响项目进度，造成合同风险损失。

1.2 成本风险

工程物资采购成本风险是指由于材料价格、汇率等因素的变化，实际采购成本高于计划成本的风险，影响资产购买成本的因素主要包括汇率波动、购买价格、预付款和存货成本。汇率风险是最常见的风险，国际工程材料采购涉及项目所在地、国内外市场当三国汇率剧烈波动时，将对采购成本产生巨大影响，使得项目承包商受损。此外，工程材料数量巨大，一旦相关产品进入物资市场如果价格大幅波动，也会严重影响材料采购成本。预付款由工程承包商支付分包商提前向供应商支付的部分采购款可以帮助材料供应商缓解资金压力权力然而，如果供应商违约，将难以收回预付款，并带来成本风险。

1.3 招投标采购风险

（1）投标人和评委会

在建设项目招标采购过程中，招标企业收到招标信息后，将结合自身优势进行投标。在评标过程中，评标委员会将根据评标方法对不同招标企业的条件和优势进行审查，充分确保招标采购过程的科学合理性。评标委员会成员招标采购的科学性和公平性将对整个建设项目的采购效率和质量产生重大影响。

（2）围标风险

由于建设项目总体规模相对较大，对材料的需求也非常大，建设项目的招标采购文件在市场上具有很大的吸引力。在招标采购过程中，可能会有多家招标企业联手，通过整体提高投标价格来赢得更多利益，导致施工成本增加。这种围标方式不仅严重扰乱了整个建设项目采购过程，还使招标采购过程失去了公平性和竞争力。

（3）招投标

建设项目的招标采购是基于公平和合理性。如果招标人未能使招标采购科学合理，将对整个建设项目的高效推进产生负面影响。

1.4 合规与舞弊风险

工程采购涉及国家相关法律法规、公司规章制度和程序的执行，多部门的参与和配合。它决定了施工单位、服务商、建筑材料、设备和设施的选择，直接影响整个工程质量、成本、进度和安全目标的实现。工程建设项目中常见的采购舞弊行为和不合规现象归纳如下图所示。

图片来源：EY安永

在实际的项目经验中，我们发现许多企业对工程项目的采购管理广泛，团队能力参差不齐，难以在项目中有效实施集团或总部层面的内部控制和合规要求，这可能直接对成本、质量、成本和合规性产生一系列负面影响，阻碍工程项目进度。

02 防范工程采购风险的主要对策

项目采购风险管理就是对采购环节中的风险进行识别、评估、控制与监督的过程。如果对上文所诉风险认识不足，控制不力，企业采购过程也就最容易滋生暗箱操作。基于此，数 商 云 以多年来服务工程客户的丰富经验，总结了以下几种对策加强项目采购的风险管理，可为工程企业提高产品质量和经济效益提供有力保证。

2.1 完善企业内控制度，加强员工采购重要性认知

工程企业应建立与完善企业内控制度，加强教育，提高素质。制定详细的设计采购接口管理规定，规范请购资料的编制和审核流程，不断完善设备标准化请购文件的编制工作。建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。

2.2 物资采购全方位监督，确保数据真实可靠

全面监督是指从规划、审批、询价、招标、签字、验收、核算、支付、收款等各个环节的监管。重点是对计划制定、合同签订、质量验收、结算支付及供应商管理五个关键控制点进行监督，确保不存在欺诈行为。全面监督是内部控制审计、财务审计和系统评估三管齐下的方法。科学规范采购机制，既能降低企业物资采购价格，提高物资采购质量，又能保护供应商，避免外部矛盾。

图片来源：数商云

2.3 数字化采购系统建设，提前“预见”风险

目前，数字化技术正在深入工程企业各个管理场景，利用数字手段规范采购程序、优化采购流程、控制采购成本及加强供应商管理已是大势所趋。既要提高采购效率又要确保采购质量，也已然成为工程企业采购管理的基础目标。

基于此，面向大型企业提供全链数字化业务协同服务的数 商 云，便顺势推出了采购管理系统，紧扣工程企业降低采购成本、提高采购效率、控制采购风险的需求，牢牢把握“效益第一”和“效率为先”的原则，围绕“企业采购服务保障建设、采购效益和效率提升、信息化管理提升、采购供应链打造”等方面，为企业打造基础数据管理、采购流程管理、采购门户数据管理、供应商管理、招标及合同等全面覆盖的采购全过程数字化管理体系。帮助解决工程企业采购业务不规范、流程效率低、信息不透明、风险不可控等难题，提高采购效率和质量。

图片来源：数商云

03 五大采购特性，助工程企业控风险、降成本、提效率

采购管理系统以实现集约化、便捷化为目标，用五大特性帮助工程企业降低成本、控制风险、提高采购效率。

◆ 采购流程化控制，执行更高效

从需求收集到计划制定，从供应商选择到付款结算，整个采购流程都可在采购管理系统上有序进行，统一监管。以流程驱动各环节高效推进，使采购工作更加高效。

◆ 采购全流程透明，数据更可靠

从询价比价、投标到采购订单、付款结算，所有环节都通过线上流程规范化，数据可追溯，责任可追溯，有效避免了个人因素造成的成本浪费和采购风险。

◆ 采供业务内外打通，沟通更顺畅

供应商将纳入采购管理系统进行统一管理，采购方和供应方可通过系统在线完成询价、投标、合同签订、收付款等业务互动和信息交流，沟通更加顺畅，协作更加高效。

◆ 采购数据分析处理，决策更高效

标准化和统一的采购数据确保了所有采购环节的数据在整个过程中可追溯和准确记录。采购管理系统上全面准确的采购信息为工程企业采购流程优化和成本控制提供了更科学的决策依据。

◆ 灵活参数配置，扩展性更良好

工程企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且主打不同业务的企业在管理上都会具有不同的企业特色。这些个性化管理部分有一部分可以规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。还有一部分个性化管理往往是小企业竞争力形成的一个重要的方面。

采购管理系统充分考虑到小企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、单据自定义、流程灵活应用、灵活的系统参数配置等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。

此外，在项目交付层面，工程采购网站系统产品与服务的交付情况多变复杂，稍有不慎就容易出问题，导致无法按时交付或金钱上的损失。数 商 云 专业的顾问前期可基于客户需求，结合最佳业务实践的模板，进行采购新场景的适配，并通过产品的迭代，更柔和、更稳定支撑企业采购新场景，满足客户快速上线的需求。

04 总结与思考

采购风险的管理工作关系到企业价值的提高，乃至企业的生死存亡，而科学合理地进行采购风险管理，加强采购数字化建设，建立采购管理系统，则可促使工程企业从“采购业务驱动”转向“采购数据驱动”，提升采购精细化水平，打造精品标杆工程，辅助企业采购决策更加合理科学，持续做大做强。

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